Algemene Voorwaarden
fotorombouts.be | Heidi Rombouts | Westerlo
juli 2026
Artikel 1 – Identificatie en toepassingsgebied
Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle offertes, opdrachten en overeenkomsten tussen Fotografie Heidi Rombouts, gevestigd te Westerlo, BTW-nummer BE0629 347 678 en haar klanten.
Fotografie Heidi Rombouts is gespecialiseerd in professionele bedrijfsfotografie voor veterinaire praktijken en zorginstellingen, en in gezinsreportages. Door het plaatsen van een bestelling of het ondertekenen van een offerte aanvaardt de klant uitdrukkelijk deze algemene voorwaarden.
Artikel 2 – Offertes en totstandkoming van de overeenkomst
Alle offertes zijn vrijblijvend en geldig gedurende 30 kalenderdagen na de datum van verzending, tenzij anders vermeld.
Een overeenkomst komt tot stand op het moment dat:
- de klant de offerte schriftelijk aanvaardt (via e-mail of ondertekend document), of
- de klant een voorschot betaalt, of
- de fotoreportage plaatsvindt na schriftelijke bevestiging.
Mondelinge afspraken zijn enkel bindend na schriftelijke bevestiging door fotografie Heidi Rombouts.
Artikel 3 – Prijzen en betalingsvoorwaarden
3.1 Prijzen
Alle vermelde prijzen zijn vrijgesteld van btw. De verkoper/dienstverlener is een kleine onderneming onderworpen aan de bijzondere vrijstellingsregeling van belasting. Er wordt bijgevolg geen btw aangerekend of vermeld op de factuur (Art. 56bis W.BTW).
Voor bedrijfsopdrachten gelden de tarieven zoals omschreven in de offerte. Voor gezinsreportages gelden de tarieven zoals gepubliceerd op www.fotorombouts.be of zoals schriftelijk afgesproken.
3.2 Betalingstermijn
Facturen zijn betaalbaar binnen 14 kalenderdagen na factuurdatum, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.
3.3 Voorschot
Voor gezinsreportages en grotere bedrijfsopdrachten kan een voorschot van 30% van het totaalbedrag gevraagd worden bij de bevestiging van de opdracht. Dit voorschot is niet terugvorderbaar bij annulering door de klant (zie artikel 5).
3.4 Laattijdige betaling
Bij niet-betaling op de vervaldag is van rechtswege en zonder ingebrekestelling een verwijlintrest verschuldigd van 10% per jaar, alsook een forfaitaire schadevergoeding van 10% van het factuurbedrag (met een minimum van € 50), onverminderd het recht om verdere schade te vorderen.
Artikel 4 – Uitvoering van de opdracht
Fotografie Heidi Rombouts verbindt zich ertoe de opdracht uit te voeren met de nodige professionele zorg en vakkennis, rekening houdend met de wensen van de klant zoals omschreven in de offerte of het briefingdocument.
De klant staat in voor:
- het tijdig aanleveren van informatie over de locatie, de aanwezige personen en de gewenste sfeer;
- het zorgen voor een bereikbare en bruikbare locatie op het afgesproken tijdstip;
- de aanwezigheid van de relevante personen (medewerkers, teamleden, gezinsleden) conform de afgesproken planning.
Fotografie Heidi Rombouts behoudt zich het recht voor de reportage te verzetten bij uitzonderlijke weersomstandigheden of overmacht, in onderling overleg met de klant.
Artikel 5 – Annulering en verplaatsen naar ander moment
5.1 Annulering door de klant
Bij annulering door de klant zijn de volgende kosten verschuldigd:
- Meer dan 14 dagen voor de opnamedatum: administratiekosten van € 50.
- Tussen 7 en 14 dagen voor de opnamedatum: 25% van het overeengekomen bedrag.
- Minder dan 7 dagen voor de opnamedatum: 50% van het overeengekomen bedrag.
- Bij no-show (klant verschijnt niet zonder verwittiging): 100% van het overeengekomen bedrag.
5.2 Verplaatsen van de datum
Eén verandering van datum is kosteloos mogelijk, mits schriftelijke melding minstens 5 werkdagen voor de geplande opnamedatum. Een tweede of laattijdige verzetting wordt beschouwd als annulering.
5.3 Annulering door fotografie Heidi Rombouts
Bij annulering door fotografie Heidi Rombouts wegens overmacht of ziekte wordt de opdracht zo snel mogelijk opnieuw ingepland in overleg met de klant. In dat geval zijn geen bijkomende kosten verschuldigd.
Artikel 6 – Auteursrecht en gebruik van de foto's
6.1 Eigendom en auteursrecht
Alle foto's gemaakt door fotografie Heidi Rombouts zijn en blijven het intellectueel eigendom van Heidi Rombouts. Het auteursrecht berust bij de fotografe, conform de Belgische wet van 30 juni 1994 betreffende het auteursrecht.
6.2 Licentie voor bedrijfsklanten
Na volledige betaling ontvangt de klant een niet-exclusieve licentie voor het gebruik van de geleverde foto's voor de communicatiedoeleinden zoals omschreven in de offerte (website, sociale media, drukwerk, interne communicatie). Elk bijkomend gebruik of herverkoop aan derden vereist een schriftelijk akkoord en eventueel bijkomende vergoeding.
6.3 Licentie voor gezinsklanten
Na volledige betaling ontvangt de klant een niet-exclusieve licentie voor persoonlijk gebruik van de geleverde foto's (afdrukken, digitaal delen, social media voor persoonlijk gebruik). Commercieel gebruik is niet toegestaan zonder schriftelijk akkoord.
6.4 Naamsvermelding en portfoliogebruik
Fotografie Heidi Rombouts behoudt het recht de gemaakte foto's te gebruiken als portfolio, referentiemateriaal en voor promotiedoeleinden (website, sociale media, drukwerk), tenzij de klant hier schriftelijk bezwaar tegen maakt vóór aanvang van de opdracht.
Artikel 7 – Levering van de foto's
De definitieve foto's worden geleverd via een beveiligde downloadlink of digitale overdracht. De leveringstermijn bedraagt:
- Bedrijfsreportages: binnen 15 werkdagen na de opnamedatum.
- Gezinsreportages: binnen 10 werkdagen na de opnamedatum.
De klant ontvangt een selectie van bewerkte foto's zoals omschreven in de offerte. RAW bestanden worden niet geleverd. Bijkomende bewerkingen of retouches buiten de standaard levering worden apart aangerekend.
Geleverde bestanden worden 30 dagen na levering beschikbaar gehouden via de downloadlink. Daarna is fotografie Heidi Rombouts niet verplicht de bestanden te bewaren.
Artikel 8 – Privacy en verwerking van persoonsgegevens
Fotografie Heidi Rombouts verwerkt persoonsgegevens van haar klanten conform de AVG/GDPR (Verordening 2016/679). Gegevens worden uitsluitend gebruikt voor de uitvoering van de opdracht, facturatie en eventuele opvolging. Gegevens worden nooit doorgegeven aan derden zonder toestemming van de klant.
Foto's waarop herkenbare personen afgebeeld zijn, worden enkel gepubliceerd door fotografie Heidi Rombouts na uitdrukkelijke schriftelijke toestemming. Gezinsklanten en bedrijfsklanten geven bij aanvaarding van deze voorwaarden toestemming voor portfoliogebruik, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.
De klant heeft te allen tijde het recht op inzage, correctie of verwijdering van zijn persoonsgegevens via heidi.rombouts@telenet.be
Artikel 9 – Aansprakelijkheid
De aansprakelijkheid van fotografie Heidi Rombouts is beperkt tot het bedrag van de factuur voor de betrokken opdracht. Fotografie Heidi Rombouts is niet aansprakelijk voor:
- technische defecten van apparatuur of media buiten haar controle;
- onvoorziene omstandigheden of overmacht (brand, diefstal, extreme weersomstandigheden, …);
- schade veroorzaakt door verkeerde of onvolledige informatie verstrekt door de klant;
- indirecte schade, gevolgschade of gederfde winst.
De klant is verantwoordelijk voor het tijdig nakijken van de geleverde foto's. Eventuele opmerkingen dienen schriftelijk gemeld te worden binnen 5 werkdagen na levering.
Artikel 10 – Klachten
Klachten over de uitvoering van de opdracht of de geleverde foto's dienen schriftelijk (per e-mail naar heidi.rombouts@telenet.be gemeld te worden binnen 5 werkdagen na levering. Laattijdige klachten worden niet meer in behandeling genomen.
Fotografie Heidi Rombouts verbindt zich ertoe klachten binnen 10 werkdagen te beantwoorden en, indien gegrond, een passende oplossing aan te bieden.
Artikel 11 – Toepasselijk recht en bevoegde rechtbank
Het Belgisch recht is van toepassing op alle overeenkomsten met Fotografie Heidi Rombouts. Bij geschillen zijn de rechtbanken van het arrondissement Turnhout bevoegd, tenzij partijen schriftelijk een andere regeling overeenkomen.
Artikel 12 – Wijzigingen
Fotografie Heidi Rombouts behoudt het recht deze algemene voorwaarden te wijzigen. De meest recente versie is steeds beschikbaar op www.fotorombouts.be. Op lopende overeenkomsten blijven de voorwaarden van toepassing die golden bij het sluiten van de overeenkomst.
──────────────────────────────────────────────────────
Voor akkoord – te ondertekenen door de klant bij aanvaarding van de offerte of opdracht
Naam: ___________________________________ Datum: ________________________
Handtekening: